Offene Ausfuhren erledigen — ATLAS, Fristen & Lösungen

Rund 2 % aller ATLAS-Ausfuhren bleiben offen — ohne Ausgangsvermerk und damit ohne Umsatzsteuerbefreiung. Dieser Artikel erklärt, warum Ausfuhren offen bleiben, welche Konsequenzen drohen und wie offene Vorgänge geschlossen werden können.

Was ist eine offene Ausfuhr?

Eine offene Ausfuhr ist ein Ausfuhrvorgang im ATLAS-System, für den keine Ausgangsbestätigung vorliegt. Konkret bedeutet das:

• Die Ausfuhranmeldung wurde im ATLAS abgegeben und angenommen
• Die Ware wurde zur Ausfuhr überlassen (IE528/CC528C)
• Aber: Der physische Warenausgang aus dem EU-Zollgebiet wurde dem Ausfuhrzollamt nicht bestätigt
• Der Ausgangsvermerk (CC599C/IE599) wurde nicht generiert

Im ATLAS-System haben offene Ausfuhren den Status „Überlassen, nicht ausgetreten“. Dieser Status ist sowohl für den Zoll als auch für den Exporteur problematisch, da der Ausfuhrvorgang in der Schwebe bleibt.

Warum bleiben Ausfuhren offen?

Nach Schätzungen der IHK Stuttgart bleiben rund 2 % aller ATLAS-Ausfuhren ohne automatischen Ausgangsvermerk. Die Ursachen sind vielfältig und liegen häufig nicht beim Exporteur selbst:

Technische Ursachen

• Schnittstellenprobleme — Die Kommunikation zwischen Hafensystemen und ATLAS ist gestört oder verzögert
• System-Ausfallzeiten — Wartungsfenster oder technische Störungen in den Hafensystemen verhindern die Übermittlung
• Formatfehler — Die Hafenmeldung wird aufgrund von Datenformatproblemen vom ATLAS abgewiesen

Datenabweichungen

• Containernummer — Die in der Ausfuhranmeldung genannte Containernummer stimmt nicht mit der Hafenmeldung überein
• Gewicht — Erhebliche Abweichungen zwischen deklariertem und tatsächlichem Gewicht
• MRN-Zuordnung — Die MRN wurde im Hafensystem nicht korrekt zugeordnet oder gar nicht erfasst

Verfahrensfehler

• Falsches Ausgangszollamt — Die Ware verlässt die EU über einen anderen Hafen als in der Anmeldung angegeben
• Carrier-Probleme — Die Reederei meldet den Container nicht rechtzeitig als verschifft
• Umladung — Die Ware wird auf ein anderes Schiff umgeladen und die Daten werden nicht aktualisiert

Konsequenzen offener Ausfuhren

Offene Ausfuhren haben weitreichende Konsequenzen — sowohl steuerlich als auch zollrechtlich:

Steuerliche Konsequenzen

• Keine Umsatzsteuerbefreiung — Ohne Ausgangsvermerk kann die Steuerbefreiung gemäß §4 Nr. 1a UStG nicht geltend gemacht werden
• 19 % Umsatzsteuer nachzahlen — Auf den gesamten Warenwert, rückwirkend
• Nachzahlungszinsen — 0,15 % pro Monat gemäß §233a AO
• Betriebsprüfung — Systematische offene Ausfuhren erhöhen das Prüfungsrisiko

Zollrechtliche Konsequenzen

• Zollrechtliche Überwachung — Offene Ausfuhren belasten die Ausfuhrstatistik des Unternehmens
• AEO-Status — Unternehmen mit AEO-Zertifizierung (Authorised Economic Operator) riskieren eine Überprüfung oder den Verlust des Status
• Bußgelder — In bestimmten Fällen kann der Zoll Ordnungswidrigkeitsverfahren einleiten

Die 150-Tage-Frist

Eine Ausfuhranmeldung im ATLAS-System hat eine Gültigkeit von 150 Tagen ab dem Tag der Überlassung. Nach Ablauf dieser Frist wird der Vorgang automatisch für ungültig erklärt.

Das bedeutet: Wenn Sie innerhalb von 150 Tagen keinen Ausgangsvermerk erhalten und kein Nachforschungsersuchen eingeleitet haben, wird es erheblich schwieriger, den Nachweis nachträglich zu erlangen. Sie müssen dann auf Alternativbelege zurückgreifen, die vom Finanzamt kritischer geprüft werden.

Unsere Empfehlung: Handeln Sie spätestens ab Tag 21 nach Überlassung. Je früher eine offene Ausfuhr geklärt wird, desto höher die Erfolgswahrscheinlichkeit und desto geringer die Kosten. Ein spezialisierter Dienstleister kann den Vorgang in der Regel innerhalb von 2–4 Stunden abschließen.

ATLAS-Monitoring

Das ATLAS-System bietet Möglichkeiten zur Überwachung offener Ausfuhren. Exporteure und deren Zollagenten können den Status ihrer Ausfuhranmeldungen abfragen und überwachen.

In der Praxis ist die Überwachung jedoch komplex:

• Unternehmen mit hohen Exportvolumina haben hunderte oder tausende offener Vorgänge gleichzeitig
• Die ATLAS-Statusmeldungen sind technisch und nicht selbsterklärend
• Die Ursachenforschung erfordert Zugriff auf die Hafensysteme, über den die meisten Unternehmen nicht verfügen

Spezialisierte Dienstleister verfügen über die Systemzugänge und Expertise, um offene Ausfuhren systematisch zu identifizieren und zu klären.

Lösung über Hafensysteme

Die meisten offenen Ausfuhren können über die Hafensysteme geschlossen werden, da die Ursache in der Regel in der fehlenden oder fehlerhaften Hafenmeldung liegt. Je nach Ausgangshafen kommen verschiedene Systeme zum Einsatz:

• Hamburg — EMP (ehemals ZAPP): komplexes Hafenmeldesystem mit eigener Datenstruktur und spezifischen Zugangsvoraussetzungen
• Bremerhaven — BHT: Bremer Hafentelematik mit eigenständiger Infrastruktur
• Wilhelmshaven — WHT: Wilhelmshavener Hafentelematik
• Rotterdam — Portbase: niederländisches Hafen-Community-System mit zusätzlicher länderübergreifender Komplexität
• Antwerpen / Zeebrugge — APCS: belgisches System mit eigenen Verfahren und Anforderungen

Die Klärung in diesen Systemen erfordert spezialisierte Kenntnisse — jedes System hat eigene Schnittstellen, Datenformate und Verfahrenswege. Fehler bei der Klärung können den Vorgang weiter verzögern. Beauftragen Sie daher einen erfahrenen Dienstleister, der alle relevanten Hafensysteme kennt und bedienen kann.

Nachforschungsersuchen bei offenen Ausfuhren

Wenn die Klärung über die Hafensysteme nicht zum Erfolg führt, steht das formelle Nachforschungsersuchen zur Verfügung. Seit September 2025 kann dieses bereits nach 20 Tagen (statt früher 70 Tagen) nach Überlassung eingeleitet werden.

Das Nachforschungsersuchen wird beim Ausfuhrzollamt gestellt und führt zu einer amtlichen Klärung des Sachverhalts. Im Ergebnis wird entweder der Ausgangsvermerk nachträglich erteilt oder ein Alternativ-Ausgangsvermerk ausgestellt.

Auch für dieses Verfahren empfehlen wir die Beauftragung eines spezialisierten Dienstleisters, der die Kommunikation mit den Zollbehörden übernimmt und die erforderlichen Nachweise zusammenstellt.

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