Alternativbelege bei Ausfuhren — Ausfuhrnachweis ohne Ausgangsvermerk
Was tun, wenn der Ausgangsvermerk trotz aller Bemühungen nicht erteilt wird? Das deutsche Umsatzsteuerrecht kennt Alternativbelege, die als Ersatznachweis dienen können. Doch Vorsicht: Diese Belege sind immer nur die zweitbeste Lösung und unterliegen strengeren Prüfungsmaßstäben.
Was sind Alternativbelege?
Alternativbelege sind Dokumente, die anstelle des regulären elektronischen Ausgangsvermerks (CC599C/IE599) als Ausfuhrnachweis für die Umsatzsteuerbefreiung gemäß §4 Nr. 1a UStG dienen können.
Sie kommen zum Einsatz, wenn:
- Der reguläre Ausgangsvermerk nicht automatisch generiert wurde
- Ein Nachforschungsersuchen nicht zum gewünschten Ergebnis geführt hat
- Die 150-Tage-Gültigkeit der Ausfuhr im ATLAS-System abgelaufen ist
- Technische Gründe eine nachträgliche Erteilung des Ausgangsvermerks unmöglich machen
Rechtsgrundlage
Die Alternativbelege für Ausfuhrlieferungen sind primär in der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) geregelt:
- §9 UStDV — Belegnachweise in Versendungsfällen (wenn ein Spediteur den Transport durchführt)
- §10 UStDV — Belegnachweise in Beförderungsfällen (wenn der Unternehmer oder Abnehmer selbst befördert)
- §13 UStDV — Ausgangsvermerk als Regelnachweis
Die Finanzverwaltung hat in mehreren BMF-Schreiben präzisiert, unter welchen Voraussetzungen Alternativbelege akzeptiert werden. Grundsätzlich gilt: Der Exporteur muss nachweisen, dass er sich ernsthaft bemüht hat, den regulären Ausgangsvermerk zu erhalten, bevor er auf Alternativbelege zurückgreift.
Akzeptierte Alternativbelege im Detail
Bill of Lading (Konnossement)
Das Bill of Lading (B/L) ist bei Seehafenausfuhren der häufigste Alternativbeleg. Es wird von der Reederei ausgestellt und dokumentiert die Verschiffung der Ware.
Voraussetzungen für die steuerliche Anerkennung:
- „On board“-Vermerk — Das B/L muss bestätigen, dass die Ware tatsächlich an Bord des Schiffes geladen wurde
- Eindeutige Warenzuordnung — Containernummer, Beschreibung und Gewicht müssen mit der Ausfuhranmeldung übereinstimmen
- Bestimmungshafen außerhalb der EU — Der angegebene Entladehafen muss im Drittland liegen
CMR-Frachtbrief
Der CMR-Frachtbrief (Convention relative au contrat de transport international de Marchandises par Route) dient als Nachweis bei Straßentransporten. Er ist relevant, wenn die Ware per LKW zum Ausgangshafen oder direkt in ein Drittland befördert wird.
- Empfangsbestätigung des Empfängers im Drittland erforderlich
- Bei Seehafen-Nachsendung: CMR bis zum Hafen plus zusätzlicher Verschiffungsnachweis
Spediteurbescheinigung
Eine Spediteurbescheinigung ist eine Erklärung des beauftragten Spediteurs, dass die Ware das EU-Zollgebiet verlassen hat.
- Muss konkrete Angaben enthalten: Ware, Menge, Versanddatum, Bestimmungsort
- Der Spediteur muss den Versand eigenverantwortlich bestätigen — eine reine Weitergabe der Kundeninformationen reicht nicht
- Wird vom Finanzamt besonders kritisch geprüft
IHK-Bescheinigung
In bestimmten Sonderfällen kann eine Bescheinigung der Industrie- und Handelskammer als ergänzender Nachweis dienen. Dies betrifft insbesondere Handelsgeschäfte mit bestimmten Drittländern, für die eine IHK-Bescheinigung im Ursprungsland erforderlich ist.
Der Alternativ-Ausgangsvermerk
Der Alternativ-Ausgangsvermerk nimmt eine Sonderstellung unter den Alternativbelegen ein. Er wird vom Ausfuhrzollamt auf Antrag ausgestellt und ist damit ein amtliches Dokument des Zolls.
Voraussetzungen für die Ausstellung:
- Der reguläre elektronische Ausgangsvermerk konnte nicht generiert werden
- Ein Nachforschungsersuchen wurde durchgeführt
- Der Warenausgang kann durch andere Mittel glaubhaft gemacht werden (z.B. Bill of Lading, Hafendaten)
Der Alternativ-Ausgangsvermerk hat einen höheren Beweiswert als andere Alternativbelege, da er vom Zoll selbst ausgestellt wird. Er reicht jedoch nicht an den regulären elektronischen Ausgangsvermerk heran, der auf der tatsächlichen Ausgangsüberwachung basiert.
Voraussetzungen für die Anerkennung
Damit das Finanzamt Alternativbelege als Ausfuhrnachweis akzeptiert, müssen Sie folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Nachweisbare Bemühungen — Dokumentieren Sie, dass Sie versucht haben, den regulären Ausgangsvermerk zu erhalten (Nachforschungsersuchen, Korrespondenz mit dem Zoll)
- Schlüssige Belegkette — Die Alternativbelege müssen in ihrer Gesamtheit den Warenausgang lückenlos belegen
- Konsistenz — Alle Angaben in den Belegen müssen mit der Ausfuhranmeldung übereinstimmen (Ware, Menge, Gewicht, Empfänger)
- Zeitnähe — Die Belege sollten zeitnah zur Verschiffung erstellt worden sein
Warum der reguläre Ausgangsvermerk immer besser ist
Auch wenn Alternativbelege rechtlich möglich sind, gibt es gewichtige Gründe, warum der reguläre Ausgangsvermerk immer vorzuziehen ist:
| Kriterium | Regulärer AGV (CC599C) | Alternativbelege |
|---|---|---|
| Beweiswert | Höchster — amtliches Zolldokument | Eingeschränkt — Privaturkunden |
| Akzeptanz beim Finanzamt | Uneingeschränkt | Unter Vorbehalt, kritische Prüfung |
| Betriebsprüfung | Kein Angriffspunkt | Häufiger Beanstandungspunkt |
| Dokumentationsaufwand | Gering (automatisch generiert) | Hoch (Beschaffung und Zuordnung) |
| Rechtssicherheit | Maximal | Eingeschränkt |
| ATLAS-Status | „Erledigt“ | Bleibt „offen“ oder „ungültig“ |
Unser Rat: Investieren Sie in die ordnungsgemäße MRN-Schließung und den Erhalt des regulären Ausgangsvermerks, bevor Sie auf Alternativbelege zurückgreifen. Die Kosten für einen spezialisierten Dienstleister sind in der Regel deutlich niedriger als das Risiko einer Umsatzsteuernachzahlung bei nicht anerkannten Alternativbelegen.
Häufig gestellte Fragen zu Alternativbelegen
Was sind Alternativbelege bei Ausfuhren?
Dokumente, die anstelle des regulären Ausgangsvermerks als Ausfuhrnachweis dienen können: Bill of Lading, CMR, Spediteurbescheinigung, Alternativ-Ausgangsvermerk des Zolls und IHK-Bescheinigungen. Geregelt in §9–10 UStDV.
Wann darf ich Alternativbelege verwenden?
Nur wenn der reguläre Ausgangsvermerk trotz angemessener Bemühungen (insb. Nachforschungsersuchen) nicht erlangt werden konnte. Alternativbelege sind eine Auffanglösung, keine erste Wahl.
Reicht ein Bill of Lading als Ausfuhrnachweis?
Ein Bill of Lading allein reicht grundsätzlich nicht. Er kann als Alternativbeleg dienen, wenn er einen „on board“-Vermerk enthält, die Ware eindeutig zugeordnet werden kann und dokumentiert ist, dass der reguläre Ausgangsvermerk nicht erlangt werden konnte.
Was ist ein Alternativ-Ausgangsvermerk?
Ein vom Ausfuhrzollamt ausgestelltes amtliches Dokument, das den regulären elektronischen Ausgangsvermerk ersetzt. Er wird auf Antrag nach erfolglosem Nachforschungsersuchen ausgestellt und hat unter den Alternativbelegen den höchsten Beweiswert.
Warum ist der reguläre Ausgangsvermerk besser?
Der reguläre Ausgangsvermerk ist ein amtliches Zolldokument mit höchstem Beweiswert. Alternativbelege werden kritischer geprüft, erfordern mehr Dokumentation und sind bei Betriebsprüfungen ein häufiger Angriffspunkt. Die Beauftragung eines spezialisierten Dienstleisters für die MRN-Schließung ist nahezu immer wirtschaftlicher als das Risiko nicht anerkannter Alternativbelege.
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Ausgangsvermerk | Ausfuhrnachweis | Nachforschungsersuchen | Offene Ausfuhren | CC599C statt IE599
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