Nachforschungsersuchen bei offener Ausfuhr — neue 20-Tage-Frist seit September 2025
Seit September 2025 gilt eine verkürzte Mindestwartefrist von 20 Tagen für das Nachforschungsersuchen bei offenen Ausfuhren — zuvor waren es 70 Tage. Diese Änderung in Art. 335 der Durchführungsverordnung (IA) 2015/2447 ist eine der bedeutendsten Neuerungen für Exporteure der letzten Jahre. In diesem Artikel erklären wir das Verfahren, den neuen Zeitrahmen und was Sie tun können.
Was ist ein Nachforschungsersuchen?
Das Nachforschungsersuchen (englisch: „enquiry procedure“) ist ein formelles Zollverfahren, das eingeleitet wird, wenn der Ausgangsvermerk (CC599C/IE599) für eine Ausfuhr nicht automatisch erteilt wurde.
Die Rechtsgrundlage ist Art. 335 der Durchführungsverordnung (IA) 2015/2447 zum Unionszollkodex (UZK). Das Verfahren dient dazu, den Verbleib der Ware amtlich zu klären und — wenn der Warenausgang bestätigt werden kann — den Ausgangsvermerk nachträglich zu erteilen.
Ohne Nachforschungsersuchen bleiben offene Ausfuhren dauerhaft ungeschützt — mit der Folge, dass der Exporteur keinen Ausfuhrnachweis für die Umsatzsteuer hat.
Die neue 20-Tage-Frist: Was hat sich geändert?
Im September 2025 wurde Art. 335 der Durchführungsverordnung (IA) 2015/2447 geändert. Die wichtigste Neuerung:
| Merkmal | Vor September 2025 | Seit September 2025 |
|---|---|---|
| Mindestwartefrist | 70 Tage nach Überlassung | 20 Tage nach Überlassung |
| Frühester Antragszeitpunkt | Tag 71 | Tag 21 |
| Gültigkeit der Ausfuhr | 150 Tage | 150 Tage (unverändert) |
| Verbleibende Handlungszeit | 80 Tage (Tag 71–150) | 130 Tage (Tag 21–150) |
Warum ist das wichtig? Durch die Verkürzung der Wartefrist von 70 auf 20 Tage haben Exporteure 50 Tage mehr Handlungsspielraum, um den Ausgangsvermerk zu erhalten, bevor die 150-Tage-Gültigkeit der Ausfuhr abläuft. Das bedeutet mehr Zeit für Nachforschungen und höhere Erfolgsaussichten.
Wann sollte ein Nachforschungsersuchen eingeleitet werden?
Ein Nachforschungsersuchen ist sinnvoll, wenn:
- Sie wissen, dass die Ware das EU-Zollgebiet physisch verlassen hat, aber kein Ausgangsvermerk generiert wurde
- Seit der Überlassung mindestens 20 Tage vergangen sind (neue Frist seit September 2025)
- Die direkte Klärung über das Hafensystem nicht erfolgreich war
- Die Ausfuhr im ATLAS-System als „offen“ angezeigt wird
Wichtig: Leiten Sie das Nachforschungsersuchen nicht zu spät ein. Nach Ablauf der 150-Tage-Gültigkeit wird die Erlangung des Ausgangsvermerks erheblich schwieriger. Wir empfehlen, spätestens ab Tag 21 einen spezialisierten Dienstleister zu beauftragen.
Ablauf des Nachforschungsverfahrens
Das Nachforschungsersuchen folgt einem strukturierten Ablauf. Wichtig: Nachfolgend beschreiben wir, was im Verfahren geschieht — nicht, wie Sie es selbst technisch umsetzen. Die Durchführung erfordert spezialisierte Kenntnisse und Systemzugänge.
Antrag beim Ausfuhrzollamt
Der Ausführer oder sein bevollmächtigter Vertreter stellt beim Ausfuhrzollamt einen formellen Antrag auf Nachforschung. Dem Antrag sind die MRN, die Ausfuhranmeldung und alle verfügbaren Nachweise zum Warenausgang beizufügen.
Kommunikation mit dem Ausgangszollamt
Das Ausfuhrzollamt kontaktiert das Ausgangszollamt (in der Regel die Zollstelle am Ausgangshafen) und fragt den Status des Warenausgangs ab. Bei Seehafenausfuhren wird auch die Meldung des Hafensystems überprüft.
Klärung des Sachverhalts
Das Ausgangszollamt prüft seine Unterlagen und die Hafenmeldungen. Wenn der Warenausgang bestätigt werden kann, wird die Ausgangsmeldung nachträglich im System erfasst.
Ergebnis
Im besten Fall wird der Ausgangsvermerk nachträglich erteilt. Ist das nicht möglich, kann ein Alternativ-Ausgangsvermerk ausgestellt oder auf Alternativbelege verwiesen werden.
Alternativbelege und Alternativ-Ausgangsvermerk
Wenn das Nachforschungsverfahren ergibt, dass der reguläre Ausgangsvermerk nicht erteilt werden kann (z.B. weil die Hafenmeldung unwiderruflich verloren ist), gibt es zwei Ausweichmöglichkeiten:
Alternativ-Ausgangsvermerk
Das Ausfuhrzollamt kann einen Alternativ-Ausgangsvermerk ausstellen, wenn der Warenausgang anderweitig glaubhaft gemacht werden kann. Dieser Vermerk hat steuerlich die gleiche Wirkung wie der reguläre Ausgangsvermerk, wird aber vom Finanzamt tendenziell kritischer geprüft.
Alternativbelege gemäß UStDV
Als weitere Möglichkeit akzeptiert das Finanzamt Alternativbelege gemäß §9–10 UStDV:
- Bill of Lading mit „on board“-Vermerk
- Spediteurbescheinigung über die Ausfuhr
- CMR-Frachtbrief mit Empfangsbestätigung
- Bescheinigung der Industrie- und Handelskammer
Empfehlung: Der reguläre Ausgangsvermerk bietet immer die höchste Rechtssicherheit. Beauftragen Sie einen spezialisierten Dienstleister, der alle Möglichkeiten ausschöpft, bevor auf Alternativbelege zurückgegriffen wird.
Kontakt mit der Ausgangszollstelle
Ein wesentlicher Bestandteil des Nachforschungsverfahrens ist die Kommunikation mit der Ausgangszollstelle — in der Regel die Zollstelle am Seehafen, über den die Ware verschifft wurde.
Bei Ausfuhren über deutsche Häfen sind dies typischerweise:
- Zollamt Hamburg-Hafen für Hamburg
- Zollamt Bremerhaven für Bremerhaven
- Zollamt Wilhelmshaven für Wilhelmshaven
Bei Ausfuhren über ausländische Häfen wie Rotterdam oder Antwerpen wird die Kommunikation länderübergreifend — das Ausfuhrzollamt in Deutschland muss die Zollbehörde des Ausgangsstaates kontaktieren. Dies verzögert das Verfahren zusätzlich und macht die Beauftragung eines erfahrenen Dienstleisters mit internationalen Kontakten besonders sinnvoll.
Warum einen Dienstleister beauftragen?
Das Nachforschungsersuchen ist ein technisch und rechtlich anspruchsvolles Verfahren, das spezialisierte Kenntnisse erfordert:
- Systemzugänge — Klärung der Ursache erfordert oft Zugang zu den Hafensystemen (EMP/ZAPP, BHT, WHT, Portbase, APCS), über den Einzelunternehmen in der Regel nicht verfügen
- Zollkontakte — Direkte Kontakte zu den relevanten Ausgangszollstellen beschleunigen das Verfahren erheblich
- Dokumentationserfahrung — Die Qualität der eingereichten Unterlagen hat direkten Einfluss auf den Erfolg und die Dauer des Verfahrens
- Internationale Expertise — Bei Ausfuhren über ausländische Häfen ist Kenntnis der jeweiligen nationalen Verfahren unerlässlich
Ein spezialisierter Dienstleister kann das Nachforschungsersuchen in der Regel deutlich schneller und mit höherer Erfolgsquote durchführen als interne Abteilungen. Die Kosten stehen in keinem Verhältnis zu den möglichen Umsatzsteuernachzahlungen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Nachforschungsersuchen bei Ausfuhren?
Ein formelles Zollverfahren gemäß Art. 335 IA 2015/2447, das eingeleitet wird, wenn der Ausgangsvermerk (CC599C/IE599) nicht automatisch erteilt wurde. Das Ausfuhrzollamt kontaktiert das Ausgangszollamt, um den Warenausgang amtlich zu klären.
Ab wann kann ich ein Nachforschungsersuchen stellen?
Seit September 2025 bereits nach 20 Tagen ab Überlassung (zuvor: 70 Tage). Diese Änderung in Art. 335 IA 2015/2447 gibt Exporteuren deutlich früher die Möglichkeit, offene Ausfuhren zu klären.
Was ist ein Alternativ-Ausgangsvermerk?
Ein vom Ausfuhrzollamt ausgestellter Vermerk, wenn der reguläre Ausgangsvermerk nicht erteilt werden kann, aber der Warenausgang anderweitig nachgewiesen wurde. Er gilt als Ausfuhrnachweis, hat aber eingeschränkteren Beweiswert.
Welche Unterlagen brauche ich?
MRN des Ausfuhrvorgangs, Ausfuhranmeldung, Angaben zum Ausgangshafen und Verschiffungsdatum, ggf. Bill of Lading oder Frachtbriefe sowie alle verfügbaren Informationen zum physischen Warenausgang.
Wie lange dauert das Verfahren?
Von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen — abhängig von der Komplexität, der Reaktionszeit des Ausgangszollamtes und der Dokumentationsqualität. Ein spezialisierter Dienstleister kann das Verfahren durch direkte Kontakte deutlich beschleunigen.
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Ausgangsvermerk | Offene Ausfuhren | Alternativbelege | ATLAS-Ausfuhr | CC599C statt IE599
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